Facteurs commerciaux ayant un impact sur les gestionnaires d'installations pendant la COVID-19

La pandémie de COVID-19 en 2020 a entraîné de nouveaux défis pour les responsables de la maintenance et de l'ingénierie. Ils ont établi des protocoles et des procédures pour l'entrée dans les bâtiments et ont institué la distanciation sociale comme norme dans leurs propriétés, réduisant ainsi considérablement l'occupation des bâtiments.

La navigation dans le paysage de l'exploitation et de la maintenance des installations a radicalement changé lorsque la pandémie a frappé, mais il y a de l'espoir, et il y a une lumière au bout de ce qui semble être un tunnel sombre sans fin.

Le Center for Disease Control and Prevention (CDC) surveille l'évolution de la pandémie et ajuste les directives sur le lieu de travail en conséquence. Jusqu'à l'épidémie du variant Delta de la COVID-19, les gouvernements locaux levaient les restrictions sur les lieux de travail, et de nombreuses personnes travaillant à distance se préparaient et se préparent encore à retourner bientôt au travail.

Alors que les nouveaux variants de la COVID-19 continuent d'apparaître, les entreprises souhaitent toujours maintenir un certain niveau de fonctionnement sur le lieu de travail. En tant que responsable des installations, vous devez vous préparer au modèle de retour au travail. Et tenez compte de tous les processus opérationnels apparus ou modifiés en raison de la pandémie.

Les 4 principaux moteurs commerciaux ayant un impact sur les gestionnaires d'installations pendant la COVID

#1 Garantir des lieux de travail sains et sûrs

L'un des principaux moteurs commerciaux des FM sera de garantir la santé et la sécurité sur le lieu de travail. Les besoins de l'installation et du personnel varieront en fonction de l'industrie. Cependant, la COVID-19 a contraint toutes les industries à modifier leurs processus opérationnels pour se conformer aux directives du CDC et de la réglementation en matière de sécurité au travail.

Les FM devront se concentrer davantage sur la qualité de l'air, la propreté des surfaces et l'atténuation de la propagation du SARS-CoV-2, le virus responsable de la COVID-19. Cela pourrait inclure l'amélioration de la ventilation, la mise en œuvre de contrôles de la qualité de l'air intérieur tels que des purificateurs d'air portables, la limitation du personnel dans certaines zones, l'amélioration des protocoles de nettoyage et de désinfection et l'obligation de porter un équipement de protection du personnel (EPI) alors qu'il n'était pas nécessaire auparavant.

Pour améliorer la sécurité sur le lieu de travail, les ministres des affaires devraient prendre en compte les points suivants :

Améliorer les protocoles de désinfection et de nettoyage pour désinfecter vos installations.

Quels produits de nettoyage utiliserez-vous ? À quelle fréquence nettoierez-vous les espaces ? Vous devez suivre les pratiques standard et les réglementations appropriées spécifiques à votre type d'établissement pour des normes minimales de nettoyage et de désinfection.

Évaluation de la ventilation et de la qualité de l'air

Que vous suiviez les directives de ventilation et de qualité de l'air du CDC ou celles publiées par l'OSHA, la qualité de l'air intérieur doit être une priorité. Les purificateurs d'air peuvent améliorer la qualité de l'air dans un grand espace, effectuer de multiples échanges d'air en une heure et éliminer les virus, les bactéries et les toxines introduits dans une pièce.

Évaluation du système CVC existant

Le système CVC devra être évalué et déterminer s'il répond aux normes de qualité de l'air, car il sera essentiel au fonctionnement optimal de l'organisation. Malgré l'introduction de commandes pour purificateurs d'air, les systèmes CVC existants peuvent nécessiter des mises à niveau coûteuses et fastidieuses. La plupart des modifications apportées à un système CVC finissent par être à long terme. Par conséquent, si vous avez besoin d'une amélioration de la qualité de l'air à court terme, vous devrez faire face aux coûts financiers associés à cette amélioration.

#2 Améliorer l'agilité et la flexibilité organisationnelles

Les directeurs financiers devront surmonter de nouveaux défis, et ces défis s'accompagnent de la nécessité pour une organisation de faire preuve d'agilité et de flexibilité. Selon un entretien avec un expert de Deloitte, les organisations « devront faire preuve de suffisamment de flexibilité pour répondre aux changements, sans se laisser uniquement guider par les événements ».

Jusqu'à la pandémie, les ministres des finances étaient peut-être impliqués dans une certaine mesure dans la prise de décisions organisationnelles et stratégiques. Alors que le rôle du directeur financier évolue rapidement, il prend des décisions stratégiques critiques concernant la conception des installations, la création de feuilles de route et la manière de surmonter certains des défis opérationnels liés à la COVID-19.

• La plupart des entreprises adoptent déjà des feuilles de route pour les installations sur la base des directives nationales du Bureau de sécurité. Ces feuilles de route devront tenir compte de la réduction de l'utilisation de l'installation, de la modification de l'inaccessibilité des fonctionnalités, de l'augmentation de l'infrastructure technologique et de la contribution aux plans d'urgence commerciaux à long terme.
• Le modèle hybride semble perdurer pour de nombreuses entreprises ; si votre établissement n'est pas configuré pour le travail hybride, les directeurs financiers devront se concentrer sur le soutien de ces modèles. Qu'il s'agisse de tenir compte de la diminution de l'utilisation de l'espace ou de l'augmentation des restrictions en matière de collecte, les responsables financiers peuvent prévoir deux feuilles de route ou une feuille de route impliquant un pourcentage élevé de travail hybride.

Les environnements d'espace ouvert ou le travail basé sur les activités constituent une préoccupation majeure. L'utilisation de l'infrastructure sera prise en compte et les modifications requises tiendront compte des temps disponibles dans l'espace, de la collecte d'informations et de ce qui peut ou ne peut pas être fait dans une zone. La technologie jouera un rôle important dans l'évolution des infrastructures. La flexibilité et la durabilité peuvent l'emporter sur le prix en termes d'optimisation continue des opérations.

#3 Améliorer les performances au travail et la productivité

Les directeurs financiers peuvent avoir besoin de naviguer plus régulièrement dans le modèle d'exploitation hybride en fonction de la manière dont les flux de travail organisationnels sont utilisés. La gestion des performances et de la productivité jouera un rôle considérable dans le paysage futur de FM. Les FM font le même travail dans un paysage en évolution, à la fois dans des circonstances changeantes et dans un nouvel environnement.

Le modèle hybride a été très positif dans la mesure où il a permis aux entreprises de poursuivre leurs activités. Les experts estiment que le travail virtuel permettra aux entreprises de faire un pas en avant après les inquiétudes initiales liées à la COVID.

Au lieu d'utiliser le travail à domicile comme outil de négociation, il se peut que la situation soit inversée. Les organisations peuvent proposer un espace au bureau et des horaires de bureau alternatifs pour chaque employé. Les entreprises contribueront au développement durable en économisant 20 % sur les trajets domicile-travail grâce à la flexibilité du lieu de travail.

Si les employés travaillent au bureau, la façon dont l'environnement de bureau interagira changera à long terme. Les bâtiments devront être rénovés pour améliorer la qualité de l'air. Qu'il s'agisse d'améliorer les systèmes CVC et les purificateurs d'air ou de modifier la façon dont le personnel interagit avec un espace, des changements à long terme affecteront la qualité de l'air.

La qualité de l'air peut également affecter la productivité. Avec une plus grande flexibilité dans l'environnement de travail, l'accent mis sur l'amélioration de la qualité de l'air, l'accent mis sur des produits plus lents et plus durables (sans la vitesse) et la multiplication des discussions sur l'écologie et la durabilité, les entreprises sont susceptibles de constater une augmentation de leur productivité.

La mauvaise qualité de l'air peut entraîner le syndrome des bâtiments malsains ou avoir l'impact de facteurs de santé tels que l'augmentation des symptômes allergiques et de la fatigue, ce qui entraîne une baisse de productivité et un plus grand nombre d'employés prenant des congés de maladie.

En ce qui concerne les futurs rôles du FM, il pourrait également y avoir une refonte de l'aménagement du bâtiment. Les experts ne savent pas si les espaces de travail ouverts seront maintenus pour de bon, étant donné qu'une seule grande pièce peut contribuer à la propagation du virus COVID. Par conséquent, nous pourrions assister à une refonte de la disposition des espaces de travail et de la conception des bâtiments.

#4 Réduire les coûts de l'immobilier et des installations

Lors d'entretiens avec des directeurs financiers experts, Deloitte a constaté que tous étaient d'accord pour dire que la COVID avait un impact sur les économies à long terme. À court terme, les bâtiments permettraient d'économiser sur les dépenses liées à l'immobilier et aux installations, y compris les coûts liés au chauffage, à la climatisation, à la consommation d'eau, à l'électricité et aux cartes de carburant.

Les entreprises peuvent réduire complètement leurs effectifs pour trouver un nouvel emplacement et ne proposer que des options permettant de travailler depuis le bureau (et les avantages qui peuvent en découler, comme les cartes de carburant et certaines modifications de dépenses). Par conséquent, les installations fonctionneraient selon des horaires réduits ou selon des horaires 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, avec automatisation intégrée.

En termes de qualité de l'air, les FM devront encore améliorer les installations actuelles. À l'heure actuelle, la plupart des systèmes CVC ne sont pas conçus pour arrêter la propagation de la COVID, et des filtres MERV plus élevés pourraient restreindre le débit d'air. Les FM seront vivement encouragées à mettre en œuvre des technologies de purification de l'air par le biais de la filtration, de dispositifs de filtration portables ou de conduits CVC, ce qui sera moins coûteux que le remplacement de l'ensemble du système CVC.

Comment gérer ce changement ?

FM pourrait constater que sa dépendance à l'égard de l'infrastructure technologique, des modèles hybrides et de la gestion de l'air pur est plus importante qu'auparavant pour ses opérations quotidiennes. Cela montre une nette évolution vers la santé des entreprises en tant que moteur commercial principal pour la plupart des installations en période post-COVID. Envisagez d'utiliser l'outil de réduction des coûts du Sustainability Facility (SF) pour déterminer comment votre établissement peut réduire ses coûts en modifiant son comportement ou en le modernisant.