Impulsores empresariales que impactaron a los gerentes de las instalaciones durante la COVID-19

La pandemia de la COVID-19 en 2020 supuso un nuevo conjunto de desafíos para los gerentes de mantenimiento e ingeniería. Establecieron protocolos y procedimientos para la entrada a los edificios e instituyeron el distanciamiento social como norma dentro de sus propiedades, lo que redujo significativamente la ocupación de los edificios.

La navegación por el panorama de las operaciones y el mantenimiento de las instalaciones cambió drásticamente cuando llegó la pandemia, pero hay esperanza y hay una luz al final de lo que parece ser un túnel oscuro e interminable.

El Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC) monitorea la cambiante pandemia y ajusta las pautas laborales en consecuencia. Hasta el brote de la variante Delta de la COVID-19, los gobiernos locales estaban levantando las restricciones en los lugares de trabajo, y muchas personas que trabajaban a distancia se preparaban y siguen preparándose para volver pronto a trabajar.

Si bien las nuevas variantes de la COVID-19 siguen apareciendo, las empresas siguen queriendo mantener cierto nivel de funcionamiento en el lugar de trabajo. Como gerente de una instalación, debe prepararse para el modelo de regreso al trabajo. Y tenga en cuenta todos los procesos operativos que surgieron o cambiaron debido a la pandemia.

Los 4 principales factores empresariales que afectan a los administradores de las instalaciones durante la COVID

#1 Garantizar lugares de trabajo sanos y seguros

Uno de los principales impulsores empresariales para los FM será garantizar la salud y la seguridad en el lugar de trabajo. Las necesidades de la instalación y del personal variarán según la industria. Sin embargo, la COVID-19 ha obligado a todas las industrias a cambiar sus procesos operativos para cumplir con las directrices reglamentarias y de los CDC en materia de seguridad en el lugar de trabajo.

Los FM deberán centrarse más en la calidad del aire, la limpieza de las superficies y la mitigación de la propagación del SARS-CoV-2, el virus que causa la COVID-19. Esto podría incluir mejorar la ventilación, implementar controles de calidad del aire interior, como purificadores de aire portátiles, limitar la presencia de personal en ciertas áreas, mejorar los protocolos de limpieza y desinfección y exigir el uso de equipo de protección personal (EPP) cuando antes no era necesario.

Para mejorar la seguridad en el lugar de trabajo, los FM deben tener en cuenta lo siguiente:

Mejora de los protocolos de desinfección y limpieza para desinfectar sus instalaciones.

¿Qué productos de limpieza utilizarás? ¿Con qué frecuencia limpiarás los espacios? Debes seguir las prácticas estándar y las regulaciones apropiadas específicas para tu tipo de instalación para obtener los estándares mínimos de limpieza y desinfección.

Evaluación de la ventilación y la calidad del aire

Ya sea que siga las pautas de ventilación y calidad del aire de los CDC o las publicadas por la OSHA, la calidad del aire interior debe ser un enfoque principal. Los filtros de aire pueden mejorar la calidad del aire en un espacio amplio, realizar múltiples intercambios de aire en una hora y eliminar los virus, las bacterias y las toxinas que se introducen en una habitación.

Evaluación del sistema HVAC existente

El HVAC tendrá que ser evaluado y determinar si cumple con los estándares de calidad del aire, ya que será vital para el funcionamiento óptimo de la organización. A pesar de la introducción de controles para purificar el aire, los sistemas HVAC existentes pueden necesitar actualizaciones costosas y lentas. La mayoría de los cambios en un sistema HVAC terminan siendo a largo plazo, por lo que si necesitas mejorar la calidad del aire a corto plazo, tendrás que abordar los costos financieros asociados con esto.

#2 Aumentar la agilidad y la flexibilidad organizacional

Los directores ejecutivos deberán superar nuevos desafíos, y estos desafíos conllevan la necesidad de que una organización tenga agilidad y flexibilidad. Según una entrevista con un experto de Deloitte, las organizaciones «deberán ser lo suficientemente flexibles para responder a los cambios, sin dejarse guiar únicamente por los acontecimientos».

Hasta la pandemia, es posible que los FM hayan participado en cierta medida en la toma de decisiones organizativas y estratégicas. A medida que el papel del FM evoluciona rápidamente, toman decisiones estratégicas críticas en relación con el diseño de las instalaciones, la creación de hojas de ruta y la forma de superar algunos de los desafíos operativos derivados de la COVID-19.

• La mayoría de las empresas ya están adoptando hojas de ruta para las instalaciones basadas en las directrices nacionales de la Junta de Seguridad. Estas hojas de ruta deberán tener en cuenta la reducción del uso de las instalaciones, la modificación de la inadaptabilidad de las funciones, el aumento de la infraestructura tecnológica y la contribución a los planes de contingencia empresarial a largo plazo.
• El modelo híbrido parece mantenerse para muchas empresas; si sus instalaciones no están configuradas para el trabajo híbrido, los FM deberán centrarse en admitir estos modelos. Ya sea por reducir el uso del espacio o por aumentar las restricciones en lo que respecta a la recolección, los directores financieros podrían prever dos hojas de ruta o una hoja de ruta que implique un gran porcentaje de trabajo híbrido.

Los entornos de espacios abiertos o el trabajo basado en actividades son una preocupación importante. Se tendrá en cuenta el uso de la infraestructura y, en los cambios necesarios, se tendrán en cuenta los tiempos disponibles del espacio, la recopilación de información y lo que se puede o no hacer dentro de un área. La tecnología desempeñará un papel importante en el cambio de las infraestructuras. La flexibilidad y la sostenibilidad pueden superar el precio en términos de operaciones optimizadas continuas.

#3 Mejorar el rendimiento laboral y la productividad

Es posible que los FM necesiten navegar por el modelo operativo híbrido con más regularidad, según los flujos de trabajo de la organización. La gestión del rendimiento y la productividad desempeñará un papel importante en el panorama futuro de los FM. Los FM están haciendo el mismo trabajo en un panorama en evolución, tanto en circunstancias cambiantes como en un entorno nuevo.

El modelo híbrido fue muy positivo porque permitió a las empresas seguir operando. Los expertos creen que el trabajo virtual permitirá a las empresas dar un paso adelante tras las preocupaciones iniciales por el COVID.

En lugar de utilizar el trabajo desde casa como herramienta de negociación, es posible que veamos que se invierte. Las organizaciones pueden ofrecer un espacio en la oficina y horarios de oficina alternativos para cada empleado. Las empresas contribuirán a la sostenibilidad con un ahorro del 20% en los desplazamientos gracias a la flexibilidad del lugar de trabajo.

Si los empleados trabajan en la oficina, habrá cambios a largo plazo en la forma en que interactuará el entorno de la oficina. Será necesario modernizar los edificios para garantizar la calidad del aire. Ya sea mediante la mejora de los sistemas de climatización y los purificadores de aire o mediante cambios en la forma en que el personal interactúa con un espacio, habrá cambios a largo plazo que afectarán a la calidad del aire.

La calidad del aire también puede afectar a la productividad. Con una mayor flexibilidad en el entorno laboral, un enfoque en mejorar la calidad del aire, un enfoque en productos más lentos y sostenibles (sin la velocidad) y más conversaciones sobre ecología y sostenibilidad, es probable que las empresas experimenten un aumento de la productividad.

La mala calidad del aire puede provocar el síndrome del edificio enfermo o el impacto de factores de salud, como el aumento de los síntomas de alergia y la fatiga, que provocan una baja productividad y que más empleados se tomen días por enfermedad.

En cuanto a las futuras funciones de FM, también podría haber un rediseño del diseño del edificio. Los expertos no están seguros de si los espacios de trabajo abiertos se mantendrán para siempre, dado que una habitación grande podría contribuir a la propagación del virus COVID. Por lo tanto, es posible que veamos un rediseño en la distribución del espacio de trabajo y en el diseño de los edificios.

#4 Reducir los costos de bienes raíces e instalaciones

En entrevistas con directores financieros expertos, Deloitte descubrió que todos estaban de acuerdo en que el COVID tenía un impacto en el ahorro de costos a largo plazo. A corto plazo, los edificios ahorrarían en gastos inmobiliarios e instalaciones, incluidos los costos de climatización, el uso del agua, la electricidad y las tarjetas de combustible.

Es posible que las empresas reduzcan su tamaño por completo para encontrar una nueva ubicación y solo ofrecer opciones para trabajar desde la oficina (y las ventajas que eso conlleva, como tarjetas de combustible y ciertas modificaciones de gastos). Por lo tanto, las instalaciones funcionarían con horarios reducidos o con horarios de 24 horas al día, 7 días a la semana, con automatización incorporada.

En cuanto a la calidad del aire, los FM aún deberán buscar mejoras en las instalaciones actuales. En la actualidad, la mayoría de los sistemas HVAC no están diseñados para detener la propagación del COVID, y una clasificación más alta de los filtros MERV podría restringir el flujo de aire. Se recomendará encarecidamente a los FM que implementen tecnologías de purificación de aire mediante filtración, dispositivos de filtración portátiles o sistemas de climatización por inducción, ya que resultarán más económicos que reemplazar todo el sistema HVAC.

¿Cómo afrontar este cambio?

Es posible que FM descubra que su dependencia de la infraestructura tecnológica, los modelos híbridos y la gestión del aire limpio es más importante para las operaciones diarias que antes. Esto demuestra un claro cambio hacia la salud empresarial como uno de los principales impulsores empresariales para la mayoría de las instalaciones en los tiempos posteriores a la COVID. Considere usar la herramienta de ahorro de costos del Sustainability Facility (SF) para determinar cómo su instalación puede reducir los costos mediante cambios de comportamiento o mejoras.